ПРАВИЛНИК О ПОСТУПКУ ЈАВНЕ НАБАВКЕ

На основу члана 22. став 1. Закона о јавним набавкама (даље: Закон), а у складу са Правилником о садржини акта којим се ближе уређује поступак јавне набавке унутар наручиоца („Сл.гласник РС „ бр. 83/15), члана 28. став 2. тачка 9. Статута Центра за социјални рад Љубовија директор, Верица Милутиновић, дана  07.10.2015. године доноси

ПРАВИЛНИК О ПОСТУПКУ ЈАВНЕ НАБАВКЕ

  УНУТАР  ЦЕНТРА ЗА СОЦИЈАЛНИ РАД ''ЉУБОВИЈА''

Предмет уређивања
Члан 1.

            Правилником о поступку јавне набавке унутар Центра за социјални рад ''Љубовија'' се уређује поступак јавне набавке унутар Центра за социјални рад ''Љубовија'' (даље: Правилник), а нарочито начин и поступак планирања набавки (критеријуми, правила и начин одређивања предмета јавне набавке и процењене вредности, начин испитивања и истраживања тржишта), начин обављања послова јавних набавки, одговорност за планирање и обављање послова јавних набавки, циљеви поступка јавне набавке, начин извршавања обавеза из поступка, начин обезбеђивања конкуренције, спровођење и контрола јавних набавки, начин праћења извршења уговора о јавној набавци.

Правилником се уређује и поступак, рокови израде и доношења плана набавки и измена плана набавки, извршење плана набавки, надзор над извршењем, извештавање, овлашћења и одговорност организационих јединица, односно лица која учествују у планирању, као и друга питања од значаја за поступак планирања. Правилником се уређује и поступак набавке добара, услуга или радова на које се не примењују одредбе Закона.

Одредбе овог правилника се примењују и обавезне су за сва лица која обављају послове јавних набавки унутар Центра за социјални рад ''Љубовија''.

Значење појмова
Члан 2.

Поједини појмови употребљени у овом правилнику имају следеће значење:

1) јавна набавка је набавка добара, услуга или радова на начин и под условима прописаним Законом, подзаконским актима који су донети на основу Закона и у складу са овим правилником, и другим прописима који су од значаја за реализацију те јавне набавке.

2) јавна набавка мале вредности је набавка истоврсних добара, услуга и радова чија је укупна процењена вредност на годишњем нивоу нижа од вредности одређене Законом.

3) набавка је набавка добара, услуга или радова која је изузета од примене Закона и на коју се не примењује Закон, а која се набавља на начин и под условима прописаним овим правилником.

4) послови јавних набавки су све радње лица које су предузете у поступку планирања јавних набавки, планирање јавних набавки, спровођење поступка јавне набавке укључујући али не ограничавајући се на учешће у комисији за јавну набавку, израда конкурсне документације, израда аката у поступку јавне набавке, израда уговора о јавној набавци; праћење извршења јавне набавке као и сви други послови који су повезани са поступком јавне набавке.

5) план набавки је годишњи план набавки наручиоца, који се састоји од плана јавних набавки и плана набавки на које се закон не примењује.

6) понуђач је лице које у поступку јавне набавке понуди добра, пружање услуга или извођење радова.

7) добављач је понуђач са којим је закључен оквирни споразум или уговор о јавној набавци;

8) лице запослено на пословима јавних набавки је лице које је ангажовано на пословима планирања, спровођења и извршења јавних набавки у радном или ван радног односа у смислу закона којим се уређују радни односи;

9) представник наручиоца је члан управног или надзорног одбора наручиоца, руководилац наручиоца, одговорно лице наручиоца и лице запослено на пословима јавних набавки;

10) уговор о јавној набавци је теретни уговор закључен у писаној или електронској форми између наручиоца и понуђача у складу са спроведеним поступком јавне набавке, који за предмет има набавку добара, пружање услуга или извођење радова.

11) уговор о набавци је теретни уговор закључен у писаној или електронској форми између наручиоца и понуђача у складу са овим правилником и спроведеним поступком набавке на које се Закон не примењује, а који за предмет има набавку добара, пружање услуга или извођење радова.

12) наруџбеница је формални облик наручивања од добављача, а која је издата најповољнијем понуђачу у појединачном поступку јавне набавке мале вредности чија вредност није већа од износа из члана 39. став 2. Закона, и која обавезно садржи битне елементе уговора.

13) фактура је улазна фактура, односно рачун који је испоставио добављач за испоручена добра, пружене услуге или изведене радове;

План набавки
Члан 3.

План набавки састоји се од Плана јавних набавки и Плана набавки на које се Закон не примењује.
План набавки садржи обавезне елементе одређене Законом и подзаконским актом којим је регулисан план набавки и мора бити усаглашен са финансијским планом наручиоца.
План набавки доноси директор, а на исти сагласност даје Управни одбор до 31. јануара за текућу годину.

Садржина, начин израде и достављања плана набавки, измене плана, као и извештај о извршењу плана прописани су Законом и Правилником о форми и садржини плана набавки и извештаја о извршењу плана набавки.

План набавки се израђује путем апликативног софтвера који је израдила Управа за јавне набавке (даље: софтвер) и у складу са Упутством за коришћење софтвера за израду и достављање плана набавки, извештаја о извршењу плана набавки и кварталних извештаја о јавним набавкама (даље: Упутство) који су доступни на сајту Управе за јавну набавку.
Сва лица која учествују у планирању набавки и изради плана набавки, као и сачињавања извештаја су обавезна да се упознају са наведеним прописима и Упутством.
План набавки се у року од 10 дана од дана усвајања доставља електронским путем Управи за јавне набавке и државној ревизорској институцији на адресу електронске поште која је наведена у Упутству.

НАЧИН  ПЛАНИРАЊА  НАБАВКИ

Критеријуми за планирање набавки
Члан 4.

Сва лица која учествују у поступку планирања набавки се за сваку појединачну набавку руководе следећим критеријумима за планирање набавке:

1) да ли је предмет набавке у функцији обављања делатности и у складу са планираним циљевима који су дефинисани у Годишњем програму рада наручиоца, као и да ли се њиме остварују или доприноси остварењу наведених циљева и несметаног обављања делатности.

2) да ли техничке спецификације и количине одређеног предмета набавке одговарају стварним потребама наручиоца и да ли се њима задовољавају потребе наручиоца на објективан начин;

3) да ли је процењена вредност набавке одговарајућа с обзиром на циљеве набавке, а имајући у виду техничке спецификације, неопходне количине и стање на тржишту (постојање конкуренције као и понуда на тржишту, цена и остали услови набавке);

4) да ли набавка има за последицу стварање додатних трошкова, колика је висина и каква је природа тих трошкова и да ли је као таква исплатива у односу на трошкове експлоатације;

5) да ли постоје друга могућа решења за задовољавање исте потребе и које су предности и недостаци тих решења у односу на постојеће, као и колики су трошкови реализације других решења у односу на трошкове реализације постојећих решења;

6) стање на залихама, односно праћење и анализа показатеља у вези са потрошњом добара (дневно, месечно, квартално, годишње и сл.);

7) прикупљање и анализа постојећих информација и база података о добављачима и закљученим уговорима;

8) праћење и поређење трошкова одржавања и коришћења постојеће опреме у односу на трошкове нове опреме, исплативост инвестиције, исплативост ремонта постојеће опреме и сл;

9) трошкови животног циклуса предмета јавне набавке (трошак набавке, трошкови употребе и одржавања, као и трошкови одлагања након употребе);

10) ризици и трошкови у случају неспровођења поступка набавке, као и трошкови алтернативних решења;

Наведени критеријуми се узимају у обзир и приликом доношења одлуке о томе које ће се набавке реализовати у текућој години и навести у плану набавки као и у одређивању редоследа приоритета набавки.

Приоритетне набавке су оне које су неопходне за несметано одвијање делатности, којима се обезбеђује континуитет пословања, као и остварење стратешких приоритета, усвојених оперативних циљева и одобрених пројеката, као и код којих је ризик у случају неспровођења поступка набавке немогућност обављања делатности или отежано обављање делатности уз велике трошкове, а алтернативна решења не постоје или су трошкови алтернативних решења исти или већи у односу на трошкове прибављања предмета набавке.
Код набавки код којих су трошкови одржавања и коришћења постојеће опреме већи од трошкова набавке нове опреме, код којих не постоји исплативост ремонта опреме, предност ће се дати набавци нове опреме у односу на одржавање и ремонт.

Начин исказивања потреба, провера исказаних потреба и утврђивање стварних потреба предмета набавке

Члан 5.

Сваке године, до 1. новембра, лица задужена за послове јавних набавки упућују  захтев запосленим радницима задуженим за одређене сегменте пословања наручиоца  да у року од 15 дана доставе своје потребе за јавним набавкама и набавкама на које се Закон не примењује (даље: набавке) за наредну годину и да изврше истраживање тржишта за те предмете набавки.

Сваке године, до 15. новембра лица задужена за послове јавних набавки упућују захтев лицу у чијем су делокругу послови рачуноводства и финансија да достави нацрт/пројекцију финансијског плана. Лице  у чијем су делокругу послови рачуноводства и финансија је дужно да поступи по захтеву у року од 10 дана од дана достављеног захтева.  

Исказане потребе са подацима о истраживању тржишта се достављају на прописаном обрасцу који је саставни део овог правилника (Прилог 1- Списак набавки са подацима о истраживању тржишта). Уз овај образац се доставља списак набавки који је наведен по редоследу приоритета за спровођење.

Поједине исказане потребе се упоређују са утрошеним добрима у току претходне календарске године и на тај начин се врши усклађивање истих и утврђивање стварних потреба предмета јавне набавке. Потребе за добрима, услугама и радовима  који нису били предмет набавке у претходним годинама утврђују се анализом набавки спроведених код других наручилаца који имају сличне потребе.

Исказане потребе се достављају лицима задуженим за послове јавних набавки, која ће бити задужена за израду предлога плана.

Члан 6.

По достављању исказаних потреба, лица задужена за израду нацрта плана набавки врше проверу да ли су исказане потребе у складу са критеријумима за планирање набавки у року од 10 дана од дана достављања и могу од учесника у планирању захтевати додатна објашњења и измене планираних предмета набавке, количина, процењене вредности, редоследа приоритета и др.

Провера исказаних потреба се врши у односу на критеријуме за планирање набавки, разматрањем усклађености пријављених потреба предмета набавки са стварним потребама наручиоца, а пре свега са стратешким приоритетима, усвојеним оперативним циљевима и одобреним пројектима. У оквиру провере врши се оцена оправданост пријављених потреба, формална, рачунска и логичка контрола предложених предмета, количина, процењене вредности, приоритета набавки као и осталих података.
Након извршене провере, запослени задужени за планирање набавке
врше неопходне исправке и утврђују стварне потребе за предметима набавки

По уношењу неопходних исправки исказаних потреба, лица која су задужена за планирање набавки обједињују потребе на нивоу целог наручиоца и сачињавају Нацрт плана набавки до 15. децембра .

Члан 7.

Приликом дефинисања и одређивања својих потреба сва лица којима је упућен захтев из претходног члана, се морају руководити критеријумима за планирање набавки, циљевима поступка набавки, проценом приоритета набавки, разлога који су од значаја за оцену оправданости исказаних потреба и проценом вредности набавке, стању залиха и очекиваним променама у вршењу појединих пословних активности у складу са развојним циљевима, као и релевантним подацима у вези са пројекцијом макроекономских и других релевантних тржишних кретања у планској години.

Правила и начин одређивања предмета набавке и техничких

спецификација предмета набавке
Члан 8.

У обрасцу за исказивање својих потреба сва лица којима је захтев упућен одређују предмет набавке и прилажу техничке спецификације у складу са тим обрасцем и упутством у том обрасцу.
Предмет набавке могу бити добра, услуге или радови који су одређени у складу са Законом и Општим речником набавки.

Техничке спецификације морају бити сачињене у складу са Законом и подзаконским актима, као и другим прописима и стандардима који се примењују за конкретан предмет набавке.

Правила и начин одређивања процењене вредности јавне набавке

Члан 9.

Сваки запослени који је задужен за планирање набавке одређује процењену вредност набавке за коју исказује потребу. Процењена вредност набавке се одређује у складу са техничким спецификацијама утврђеног предмета набавке и утврђеним количинама, а на бази спроведеног истраживања тржишта на основу кога су прибављене релевантне цене за тај предмет набавке, узимајући у обзир и претходно искуство у набавци конкретног предмета набавке.
Процењена вредност набавке обухвата укупни плативи износ понуђачу и мора обухватити све зависне трошкове набавке, попут трошкова транспорта, додатних услуга, царина и других дажбина које могу утицати на реализацију предмета набавке и друго.
Одређивање динамике закључивања уговора и периода на који се уговор о јавној набавци закључује у поступку исказивања потреба.

Начин испитивања и истраживања тржишта предмета набавке (степен развијености тржишта, упоређивање цена више потенцијалних понуђача, квалитет, период гаранције, одржавање, рокови испоруке, могућности задовољавања потреба наручиоца на другачији начин и сл.)
Члан 10.

Сва  лица којима је захтев упућен су у обавези да испитају и истраже тржиште за сваки предмет набавке за који исказују потребу у року који је одређен за достављање обрасца са исказивањем потреба.

Испитивање и истраживање тржишта сваког појединачног предмета набавке између осталог подразумева испитивање степена развијености тржишта, упоређивање цена више потенцијалних понуђача, испитивање квалитета предмета набавке које нуде различити понуђачи, периода гаранције који се нуди за предмет набавке, начин и трошкове одржавања, рокове испоруке, постојеће прописе и стандарде, да ли на тржишту постоје могућности да се потребе наручиоца задовоље на другачији начин, да ли се набавком стварају нови трошкови (попут трошкова одржавања, нових делова који нису укључени у предмет набавке, а који су неопходни за функционисање нпр опреме која се набавља, куповина лиценци, трошкови складиштења и сл), да ли постоје неке специфичности код понуђача, попусти, те да ли понуђачи морају имати посебне дозволе надлежних органа за обављање делатности која је предмет јавне набавке и сл.

Тржиште се испитује на неки од следећих начина:

- истраживањем путем интернета (ценовници понуђача, Портал јавних набавки, сајтови других наручилаца, сајтови надлежних институција за објаву релевантних информација о тржишним кретањима...);
-испитивањем претходних искустава у набавци овог предмета набавке (постојеће информације и базе података о добављачима и уговорима);
-примарно сакупљање података (анкете, упитници...);
-испитивање искустава других наручилаца;
-на други погодан начин, имајући у виду сваки предмет набавке појединачно.
Подаци о спроведеном истраживању се уносе у образац у коме се исказују и исказане потребе, а који је саставни део овог правилника.

Радње у вези са провером врсте поступка и примене одговарајућег поступка и утврђивање истоврсности јавне набавке
Члан 11.

Након утврђивања списка свих предмета набавки и обједињених потреба на нивоу наручиоца, лица задужена за послове јавних набавки одређују укупну процењену вредност истоврсних предмета набавке на нивоу читавог наручиоца.

Лица задужена за послове јавних набавки одређују врсту поступка за сваки предмет набавке, у складу са Законом и са укупном процењеном вредношћу истоврсног предмета набавке, и обједињују сва истоврсна добра, услуге и радове у јединствени поступак, где год је то могуће, имајући у виду динамику потреба и плаћања.

Начин одређивања периода на који се уговор о јавној набавци  закључује
Члан 12.

Запослени задужен за планирање набавке наводи период у коме је потребно закључити уговор, имајући у виду циљеве који се желе постићи том набавком и одређује период на који се уговор о јавној набавци закључује за набавку за коју исказује потребу.

Период на који се уговор о јавној набавци и набавци закључује се одређује у односу на реалне потребе наручиоца узимајући у обзир резултате истраживања тржишта и начело економичности и ефикасности.

Приликом одређивања периода на који се уговор закључује посебно се води рачуна да исти буде усклађен са Законом и прописима којима је регулисан буџетски систем и буџет Републике Србије.

Одређивање динамике покретања поступка набавке
Члан 13.

Приликом сачињавања Нацрта плана набавки лица задужена за сачињавање плана одређују динамику покретања поступака, у складу са оквирним датумима закључења и извршења уговора који су наведени у исказаним потребама, а имајући у виду врсту поступка јавне набавке који се спроводи за сваки предмет набавке, очекивани прилив средстава, односно расположивост средстава који је неопходан за реализацију уговорених обавеза, објективне рокове за припрему и достављање понуда, као и прописане рокове за захтев за заштиту права.

Испитивање оправданости резервисане јавне набавке
Члан 14.

Запослени задужен за планирање набавке као резултат истраживања тржишта сваког предмета набавке, одређује да ли је оправдано (могуће или објективно) спровести резервисану јавну набавку, односно набавку у којој могу учествовати само установе, организације, удружења или привредни субјекти за радно оспособљавање, професионалну рехабилитацију и запошљавање лица са инвалидитетом, ако та лица чине најмање 30 % запослених. О својој оцени оправданости доставља се образложење уз образац за исказивање потреба.

Нацрт плана набавки се сачињава у складу са Законом и подзаконским актима којима је регулисана садржина Плана набавки и може се унети у софтвер.

Нацрт плана се сачињава и у складу са пројекцијом финансијског плана.

Усаглашавање са финансијским планом и израда Предлога плана набавки
Члан 15.

Предлог плана набавки доноси се после усвајања финансијског плана, а најкасније до 25. јануара.
Усклађени Нацрт плана набавки доставља се лицу  у чијем су делокругу су послови рачуноводства и финансија ради усаглашавања са финансијским планом.

Лице  у чијем су делокругу послови рачуноводства и финансија разматра усаглашеност Нацрта плана набавки са финансијским  планом и обавештава  директора о евентуалној потреби усклађивања. Директор предузима потребне радње усклађивања, уколико за истим постоји потреба и доноси план набавки.

Достављање Нацрта плана набавки
Члан 16.

Лица задужена за послове јавних набавки достављају Нацрт плана набавки директору.
Директор разматра Нацрт плана набавки и у року од 5 дана од дана достављања Нацрта плана набавки доставља лицима задуженим за послове јавних набавки препоруке за усклађивање Нацрта плана набавки.

У поступку разматрања Нацрта плана набавки директор проверава усклађеност пријављених потреба предмета набавки са стварним потребама наручиоца, а пре свега са стратешким приоритетима, усвојеним оперативним циљевима и одобреним пројектима, да ли су набавке неопходне ради обављања делатности, и оцењује оправданост пријављених потреба, редослед приоритета, количине, процењене вредности, избор врсте поступка, динамику покретања поступка, оправданост резервисане набавке, заједничке набавке и друго што је од значаја за наменско и сврсисходно трошење јавних средстава. Усклађеност наведеног акта се цени у односу на Закон и друге прописе којима је регулисана ова област, као и у односу на друге акте у којима су наведени стратешки приоритети, циљеви и делатност.

Члан 17.

Лица задужена за послове јавних набавки врше усклађивања у складу са препорукама директора у року од    три дана од дана достављања препорука.

Усвајање Плана набавки
Члан 18.

План набавки се доставља Управниом одбору, разматрања на седници и давања сагласности на исти. 

Уколико Управни одбор не да сагласност на План набавки, даје предлоге и смернице за кориговање Плана набавки.

Директор, лица задужена за послове јавних набавки и лице у чијем су опису послова послови рачуноводства и финансија заједно врше кориговање Плана набавки и у што краћем року га поново достављају Управном одбору ради разматрања и давања сагласности.
У случају да су предлози за кориговање Плана набавки супротни Закону, подзаконским актима или другим прописима којима је регулисана област чија се измена тражи, у ком случају достављају писано образложење о разлозима због којих није могуће поступити у складу са предлозима корекција, уз позивање на одредбе прописа са којима су ти предлози у супротности.

Члан 19.

План набавки на који је дата сагласност Управног одбора се уноси у апликативни софтвер за израду плана набавки и у року од десет дана од дана давања сагласности на  План набавки доставља у електронском облику Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији, у складу са Законом и подзаконским актом.

Циљеви поступка јавне набавке
Члан 20 .

У поступку планирања набавке и спровођења набавке морају бити остварени циљеви поступка јавне набавке који се односе на:

1) целисходност и оправданост јавне набавке - прибављање добара, услуга или радова одговарајућег квалитета и потребних количина, за задовољавање стварних потреба наручиоца на ефикасан, економичан и ефективан начин;

2) економично и ефикасно трошење јавних средстава - принцип "вредност за новац", односно прибављање добара, услуга или радова одговарајућег квалитета по најповољнијој цени;

3) ефективност (успешност) - степен до кога су постигнути постављени циљеви, као и однос између планираних и остварених ефеката одређене набавке;

4) транспарентно трошење јавних средстава, који ће се између осталог обезбедити и објављивањем прописаних аката на Порталу управе за јавне набавке и блог страници Центра за социјални рад ''Љубовија'', као и аката из набавки на које се Закон не примењује и закључених уговора у поступцима јавних набавки и набавки на које се Закон не примењује;

 5) обезбеђивање конкуренције и једнак положај свих понуђача у поступку јавне набавке, који ће се између осталог обезбедити одређивањем недискриминаторских услова - не могу се одредити услови који би значили националну, територијалну, предметну или личну дискриминацију међу понуђачима, нити дискриминацију која би произлазила из класификације делатности коју обавља понуђач;

6) заштита животне средине и обезбеђивање енергетске ефикасности, односно да се набављају добра, услуге и радове који не загађују, односно који минимално утичу на животну средину и који обезбеђују адекватно смањење потрошње енергије - енергетску ефикасност;

7) благовремено и ефикасно спровођење поступка јавне набавке за потребе несметаног одвијања процеса рада наручиоца и благовременог задовољавања потреба осталих корисника;

8) континуитет пословања и остварење циљева и приоритета који су одређени у стратешким документима;

9)повећање поверења у објективно поступање наручиоца;

10) смањење трошкова поступка набавки, између осталог и употребом средстава електронске комуникације;

Поступак планирања набавки
Члан 21.

Поступак планирања набавки подразумева предузимање свих радњи које су неопходне ради сачињавања Плана набавки, у роковима који су неопходни да би се План јавних набавки усвојио најкасније до 31. јануара текуће године.

Поступак планирања набавки се одвија по следећим фазама:
- исказивање потреба за предметима набавки и одређивање техничких спецификација;
- провера исказаних потреба и утврђивање стварних потреба за сваку појединачну набавку;
- истраживање тржишта;
- одређивања процењене вредности набавке;
- одређивање врсте поступка и утврђивање истоврсности добара, услуга и радова;
- одређивања периода на који се уговор о јавној набавци и уговор о набавци закључује;
- одређивање динамике покретања поступка набавке;
- испитивање оправданости резервисане јавне набавке;
- испитивање оправданости заједничког спровођења јавне набавке;
- сачињавање Нацрта Плана набавки и поступак усаглашавања;
- усаглашавање са финансијским планом и израда Предлога плана набавки;
- достављање Предлога плана набавки ради доношења, односно усвајања Плана набавки.

Испитивање оправданости заједничког спровођења јавне набавке
Члан 22.

Лица задужена за послове јавних набавки одређују да ли је оправдано заједничко спровођење јавне набавке, имајући у виду резултате истраживања тржишта сваког предмета набавке и потребе наручиоца, као и да ли се тиме остварује начело економичности и ефикасности поступка набавке.

Измене и допуне плана набавки
Члан 23.

План набавки се може изменити у случају ребаланса буџета, односно измена финансијског плана, на начин да све измене буду видљиве у односу на План набавки и да све измене буду образложене, на начин који је прописан за доношење и давање сагласности на План набавки.

Лица задужена за послове јавних набавки достављају  Измене и допуне плана набавки Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији у електронском облику, најкасније 10 дана по извршеној измени, у складу са Законом и подзаконским актом, а на начин описан у Упутству.

Надзор над извршењем плана набавки
Члан 24.

Надзор над извршењем плана набавки врше лица задужена за послове јавних набавки.

                                                   Извештај о извршењу плана набавки

Члан 25.

Извештај о извршењу плана набавки се сачињава до 31. марта текуће године и доставља Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији у електронској форми.
Лица задужена за послове јавне набавке су задужена за сачињавање Извештаја о извршењу плана набавки.

Лица  задужена за сачињавање овог извештаја прате и разматрају податке о првобитно планираној набавци, податке о измени првобитно планиране набавке, разлогу и оправданости измене првобитно планиране набавке, податке о закљученом/им уговору/има по основу планиране набавке, анализу и препоруке за унапређење система планирања, као и друге податке које су од значаја за процес извршења плана, а које су наведене у захтеву.

На основу података о праћењу реализације плана набавки, сачињава се извештај о извршењу плана набавки за претходну годину.  Коначан рок за сачињавање извештаја је 31. март.  Извештај о извршењу плана обавезно садржи и анализу и препоруке за унапређење система планирања у наредном периоду.

Извештај о извршењу плана заједно са анализом и препорукама за унапређење система планирања  усваја и потписује директор. Извештај се доставља Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији у електронској форми, коришћењем софтвера који је израђен од стране Управе за јавне набавке и постављен на њен сајт.

Достављање, пријем писмена и комуникација у пословима јавних набавки
Члан 26.

Достављање, пријем, кретање и евидентирање понуда, пријава и других писмена у вези са поступком јавне набавке и обављањем послова јавних набавки (планирање, спровођење поступка и извршење уговора о јавној набавци), обавља се преко писарнице у складу са  Правилником о канцеларијском пословању и другим прописима.  

Комуникација се одвија писаним путем, путем електронске поште и факсом.

Члан 27.

Примљене понуде у поступку јавне набавке, измене и допуне понуде, заводе се у тренутку пријема и на свакој понуди, односно измени или допуни понуде, обавезно се мора назначити датум и тачно време пријема, а уколико је понуда предата непосредно издаје потврду о пријему понуде у поступку јавне набавке, измене и допуне понуде.
Уколико запослени на пријему поште утврди неправилности приликом пријема понуде дужан је да о томе сачини белешку и достави је комисији за јавну набавку.
Запослени на пријему поште не отвара примљене понуде у поступку јавне набавке, измене и допуне понуде, већ их у затвореним ковертама предаје лицима задуженим за послове јавних набавки,  која их чувају до отварања понуда када их предају комисији за јавну набавку.
Сви запослени који су имали увид у податке о достављеним понудама, дужни су да чувају као пословну тајну имена заинтересованих лица, понуђача, подносилаца пријава, као и податке о поднетим понудама, односно пријавама, до отварања понуда, односно пријава.

Члан 28.

Електронска пошта која је примљена у поступку јавне набавке се доставља административном раднику  ради завођења.

Свака електронска пошта мора имати потврду пријема и мора бити заведена.
Потврда о пријему електронске поште издаје се коришћењем имејл налога (корисничке адресе) или на други погодан начин.

Електронска пошта се без одлагања доставља лицима која су задужена за поступање по предмету на који се електронска пошта односи.

На електронску пошту се сходно примењују одредбе које се односе на пријем писмена, достављање у рад и остале одредбе у вези са поступањем са писаним поднесцима.

Члан 29.

Акте које је у складу са Законом сачинила комисија за јавну набавку потписују сви чланови комисије.

Спровођење поступка јавне набавке
Одлука о  покретању поступка јавне набавке

Члан 30.

Одлуку о покретању поступка јавне набавке доноси директор у складу са Планом јавних набавки.

Именовање чланова комисије за јавну набавку, односно лица

која спроводе поступак јавне набавке
Члан 31.

Комисија за јавну набавку може бити именована за све врсте поступака јавних набавки и набавки на које се Закон не примењује, а обавезно у свим случајевима који су одређени Законом.
Комисија за јавну набавку и заменици чланова комисије се именују решењем (Прилог 5 - Решење о образовању комисије за јавну набавку).

Састав и надлежности комисије за јавне набавке се одређује у складу са Законом.
Службеник за јавне набавке је обавезно члан комисије у поступцима јавних набавки добара, услуга или радова чија је процењена вредност већа од троструког износа вредности горњег лимита јавне набавке мале вредности.

У комисију се не могу именовати лица која могу бити у сукобу интереса за предмет јавне набавке.

Након доношења решења, чланови комисије потписују изјаву којом потврђују да у предметној јавној набавци нису у сукобу интереса (Прилог 6 - Изјава о непостојању сукоба интереса за чланове комисије за јавну набавку).

Пружање стручне помоћи комисији, односно лицима

која спроводе поступак јавне набавке
Члан 32.

Сви запослени дужни су да у оквиру своје надлежности пруже стручну помоћ комисији, односно службенику за јавне набавке уколико поступак јавне набавке спроводи тај службеник.
Комуникација између запослених и комисије, односно службеника за јавне набавке се обавља писаним путем, односно електронским путем.

Поступање у току израде конкурсне документације и поступку јавне набавке
Члан 33.

Комисија за јавну набавку припрема конкурсну документацију, на начин утврђен Законом и подзаконским актима који уређују област јавних набавки, тако да понуђачи на основу исте могу да припреме прихватљиву и одговарајућу понуду.

Конкурсна документација мора бити потписана од стране комисије најкасније до дана објављивања.

Комисија за јавну набавку је дужна да у поступку јавне набавке поступа у складу са задацима и овлашћењима и у оквиру рокова који су јој дати у решењу којим је именована.

Објављивање у поступку јавне набавке
Члан 34.

Објављивање огласа о јавној набавци, конкурсне документације и других аката у поступку јавне набавке врше лица задужена за послове јавних набавки, у складу са Законом.

Наведени акти се објављују на Порталу јавних набавки, блог  страници наручиоца, као и на Порталу службених гласила Републике Србије и база прописа када је то прописано Законом.

Отварање понуда
Члан 35.

Поступак отварања понуда се одређује и спроводи у складу са прописима којима се уређују јавне набавке, на месту и у времену који су наведени у позиву за подношење понуда, као и у конкурсној документацији.

Током отварања понуда комисија сачињава записник, у складу са обрасцем који је саставни део овог правилника и који садржи податке предвиђене Законом. Образац записника саставни је део овог правилника (Прилог 7 - Записник о отварању понуда).

Поступање у фази стручне оцене понуда
Члан 36.

Комисија за јавну набавку је дужна да, након отварања понуда, приступи стручној оцени понуда у складу са Законом, и о прегледу и оцени понуда за јавну набавку сачини извештај о стручној оцени понуда у складу са обрасцем који је саставни део овог правилника (Прилог 8 - Извештај о стручној оцени понуда).

Одредбе овог члана сходно се примењују и на извештај о стручној оцени пријава.

Доношење одлуке у поступку
Члан 37.

У складу са Извештајем о стручној оцени понуда, комисија за јавну набавку припрема предлог одлуке о додели уговора, предлог одлуке о закључењу оквирног споразума, предлог одлуке о обустави поступка јавне набавке, односно предлог одлуке о признавању квалификације.
Предлог одлуке из става 1. овог члана доставља се овлашћеном лицу на потписивање.
Потписана одлука се доставља понуђачима у року од три дана од дана доношења.
Одлука која се доставља понуђачима мора имати потврду о пријему.

Поступање у току закључивања уговора
Члан 38.

Уговор о јавној набавци, односно оквирни споразум се може закључити у складу са Законом, након доношења одлуке о додели уговора (Прилог 9 - Одлука о додели уговора), односно одлуке о закључењу оквирног споразума и ако у року предвиђеном овим законом није поднет захтев за заштиту права или је захтев за заштиту права одбачен или одбијен.

Наручилац може и пре истека рока за подношење захтева за заштиту права закључити уговор о јавној набавци:

1) на основу оквирног споразума;   

2) у случају примене преговарачког поступка из члана 36. став 1. тачка 3) Закона;

3) у случају примене система динамичне набавке;

4) у случају поступка јавне набавке мале вредности из члана 39. став 6. овог закона;

5) ако је поднета само једна понуда, осим у преговарачком поступку без објављивања позива за подношење понуда.

Закључени уговор мора бити идентичан моделу уговора из конкурсне документације.

Поступак потписивања уговора се мора завршити у року од највише пет дана од дана покретања процедуре за потписивање уговора.

Након потписивања уговора од стране овлашћеног лица, лице задужено за административне послове  доставља примерке уговора на потписивање другој уговорној страни.

Поступање у случају подношења захтева за заштиту права
Члан 39.

Комисија поступа по пријему захтева за заштиту права, у складу са Законом.
У случају потребе за стручном помоћи, комисија поступа у складу са одредбама Правилника који регулишу начин пружања стручне помоћи и поступање.

Овлашћења и одговорности у поступку јавне набавке
Члан 40.

За законитост спровођења поступка јавне набавке, сачињавање предлога и доношење одлука, решења и других аката у поступку јавне набавке одговорни су: директор, лица одређена за послове јавних набавки и комисија за јавну набавку.
Комисија за јавну набавку сачињава све акте који су везани за поступак јавне набавке, све до доношења одлуке о додели уговора.

Директор одређује обликовање јавне набавке по партијама. Додатне услове за учешће у поступку јавне набавке, критеријуме за доделу уговора и елементе критеријума, као и методологију за доделу пондера за сваки елемент критеријума , одређује комисија за јавну набавку.
Техничке спецификације предмета јавне набавке, по потреби, одређује члан комисије који је стручан за одређивање истих и одговоран је за исте, а дужан је да потпише и овери сваку страницу техничких спецификација.

Утврђивање упоредивости понуђене цене са тржишном ценом врши комисија.
Модел уговора сачињава комисија самостално или уз стручну помоћ уколико је то неопходно.
У поступку заштите права поступа комисија за набавку у име и за рачун наручиоца одлучује по поднетом захтеву, тако што са примљеним захтевом за заштиту права предузима радње на начин, у роковима и по поступку који је прописан Законом, а  директор потписује одлуку у поступку поводом поднетог захтева за заштиту права.

За поступање у роковима за закључење уговора, одговоран је Директор.

Прикупљање података, сачињавање и достављање извештаја о јавним набавкама Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији врше лица  задужена за послове јавних набавки која извештаје достављају након потписивања од стране овлашћеног лица.
За достављање Управи за јавне набавке доказа негативне референце за неиспуњавање обавеза у поступку јавне набавке, одговорна су лица задужена за послове јавних набавки.

Обезбеђивање конкуренције
Члан 41.

Конкуренција у свим поступцима јавне набавке обезбеђује се у складу са Законом, уз обавезу примене начела транспарентности поступка јавне набавке. У поступку јавне набавке неопходно је одредити услове за учешће у поступку, техничке спецификације и критеријуме за доделу уговора на начин који обезбеђује учешће што већег броја понуђача и подносиоца пријава и који не ствара дискриминацију међу понуђачима.

У поступку јавне набавке мале вредности и набавке на које се Закон непримењује позив се упућује на адресе најмање три лица која обављају делатност која је предмет јавне набавке и која су према сазнањима наручиоца способна да изврше набавку, а када год је могуће и на адресе већег броја лица.

У преговарачком поступку без објављивања позива за подношење понуда позив се упућује, увек ако је то могуће, на адресе најмање три лица која обављају делатност која је предмет јавне набавке и која су према сазнањима наручиоца способна да изврше набавку, а када год је могуће и на адресе већег броја лица.

До сазнања о потенцијалним понуђачима који могу да изврше предмет јавне набавке, долази се истраживањем тржишта на начин одређен у делу планирања набавки.

Поступање у циљу заштите података и одређивање поверљивости
Члан 42.

Сва лица која су имала увид у податке о понуђачима садржане у понуди које је као поверљиве, у складу са Законом, понуђач означио у понуди, дужни су да чувају као поверљиве и одбију давање информације која би значила повреду поверљивости података добијених у понуди.

Не сматрају се поверљивим докази о испуњености обавезних услова, цена и други подаци из понуде који су од значаја за примену елемената критеријума и рангирање понуде.
Свим лицима која учествују у спровођењу поступка јавне набавке, односно у припреми конкурсне документације за јавну набавку или појединих њених делова, забрањено је да трећим лицима саопштавају било које незваничне податке у вези са јавном набавком.

Сва лица су дужна да до отварања понуда, односно пријава, чувају као пословну тајну имена, заинтересованих лица, понуђача и подносилаца пријава, као и податке о поднетим понудама.
Документацију  чувају лица задужена за послове јавних набавки до извршења уговора, након чега се иста архивира.

Евидентирање радњи и аката, чување документације у вези са јавним набавкама и вођење евиденције закључених уговора и добављача
Члан 43.

Наручилац је дужан да евидентира све радње и акте током планирања, спровођења поступка и извршења јавне набавке, да чува сву документацију везану за јавне набавке у складу прописима, најмање десет година од истека уговореног рока за извршење појединачног уговора о јавној набавци, односно пет година од доношења одлуке о обустави поступка и да води евиденцију свих закључених уговора о јавним набавкама и евиденцију добављача.
Лица  задужена за послове јавних набавки Управи за јавне набавке достављају тромесечни извештај најкасније до 10-ог у месецу који следи по истеку тромесечја електронским путем, у складу са Законом, подзаконским актом којим је регулисана ова област.

Извештаји се израђују путем апликативног софтвера који је израдила Управа за јавне набавке и који је доступан на интернет страници тог органа.

Тромесечни извештај из става 1. овог члана потписује директор или лице које он овласти.
Лица  задужена за послове јавних набавки воде евиденцију свих закључених уговора о јавним набавкама и евиденцију добављача, у писаној и/или електронској форми.

Набавке на које се закон не примењује
Члан 44.

Одредбе Закона се не примењују на:

1) На набавке истоврсних добара, услуга или радова чија је укупна процењена вредност на годишњем нивоу нижа од доње границе за јавну набавку мале вредности .

2) На набавке које су прописане чл. 7, 122. и 128. Закона уколико су испуњени Законом прописани услови за изузеће од примене Закона.
У зависности од предмета набавке, набавку може спроводити службеник за јавне набавке или друго овлашћено лице, као и комисија за набавку која се именује решењем.
За сваку појединачну набавку се решењем именује које лице ће бити задужено за спровођење набавке.

Ради остваривања конкуренције, у поступку набавке, увек када је то могуће, позивају се најмање три лица која обављају делатност која је предмет набавке и која су према сазнањима способна да изврше набавку, да поднесу понуде.
У поступку набавке уговорена цена не може бити већа од упоредиве тржишне цене.
На поступак истраживања тржишта, покретање, спровођење поступка, доношење одлука и извештаја о стручној оцени понуда и реализацију уговора из набавки сходно се примењују одредбе овог правилника, као и одредбе о постојању сукоба интереса.

У набавкама чији износ не прелази 100.000 динара закључивање уговора није обавезно. Исплата се врши на основу фактуре, а на односе између страна се примењују одредбе којима су регулисани облигациони односи.

Праћење извршења уговора о јавној набавци
Правила за достављање уговора и потребне документације унутар наручиоца
Члан 45.

По закључењу уговора о јавној набавци лица задужена за послове јавних набавки, као и  директор, прате извршење конкретног уговора.

Правила за састављање извештаја (анализе) о извршењу уговора
Члан 46.

Лица која су задужена за праћење извршења уговора, сачињавају извештај о извршењу уговора, који нарочито садржи: опис тока извршења уговора, укупну реализовану вредност уговора, уочене проблеме током извршења уговора, евентуалне предлоге за побољшање и сл. на основу кога се сачињавају тромесечни извештаји најкасније до 5. у месецу који следи по истеку тромесечја.

Правила комуникације са другом уговорном страном у вези са извршењем уговора
Члан 47.

Комуникација са другом уговорном страном у вези са извршењем уговора о јавној набавци одвија се искључиво писаним путем, односно путем поште, електронске поште или факсом.
Комуникацију са другом уговорном страном у вези са извршењем уговора о јавној набавци може вршити само овлашћено лице у складу са овлашћењем. Овлашћење између осталог садржи податак о томе за који уговор је лице овлашћено да предузима потребне радње, попут квалитативног и квантитативног пријема добара, услуга или радова, као и друге радње које су неопходне за реализацију уговора, попут обавештавања о прекораченим роковима у испоруци, грешака које су се показале у гарантном року и сл.
Уколико је с обзиром на предмет уговора то неопходно, пријем добара, услуга и радова може вршити и комисија која се именује решењем.

О лицу које је овлашћено за комуникацију у вези са реализацијом уговора обавештава се друга уговорна страна.

Критеријуми, правила и начин провере квантитета и квалитета испоручених добара,

пружених услуга или изведених радова
Члан 48.

Овлашћено лице за квантитативни и квалитативни пријем добара, услуга или радова, проверава на начин како је то одређено уговором:

- да ли количина испоручених добара, пружених услуга или изведених радова одговара уговореном о чему сачињава Записник о квантитативном пријему добара, услуга или радова који потписују овлашћени представници уговорних страна, чиме потврђују да је примљена количина и врста добара која је констатована у том записнику;

- да ли врста и квалитет испоручених добара, пружених услуга или изведених радова одговарају уговореним, односно да ли су у свему у складу са захтеваним техничким спецификацијама и понудом о чему сачињава Записник квалитативном пријему добара, услуга или радова, који потписују овлашћени представници уговорних страна, чиме се потврђује да испоручена добра, услуге или радови у свему одговарају уговореним.

Поступање у случају рекламација у вези са извршењем уговора
Члан 49.

Уколико се у поступку примопредаје добара услуга или радова утврди да количина или квалитет испоруке не одговара уговореном, овлашћено лице за извршење уговора сачињава и потписује рекламациони записник, у коме се наводи у чему испорука није у складу са уговореним, који се  доставља другој уговорној страни. Поступање по рекламацији уређује се уговором о јавној набавци, законом којим се уређују облигациони односи и другим прописима који уређују ову област.

Пријем и оверавање рачуна и других докумената за плаћање
Члан 50.

Рачуни и друга документа за плаћање примају се у складу са општим актима и истог дана се достављају директору и лицу  у чијем су делокругу послови контроле и обраде рачуна.
Поступање у вези са пријемом рачуна, контролом рачуна и прослеђивање рачуна врши се у складу са Правилником о организацији буџетског рачуноводства у Центру за социјални рад Љубовија. Овлашћено лице врши проверу рачуна ради контроле података који се односе на врсту, количину, квалитет и цене добара, услуга или радова и исти парафирају то лице и руководилац организационе јединице у чијем је делокругу праћење извршења уговора о јавној набавци уколико се рачун слаже са Записником, након чега се тај примерак рачуна враћа лицу  у чијем су делокругу послови контроле и обраде рачуна).

У случају да се контролом из претходног става овог члана утврди неисправност рачуна, овлашћено лице сачињава службену белешку у којој се наводе неисправности рачуна коју потписује а коју парафира директор. Ова се белешка доставља ради рекламације издаваоцу тог рачуна.

Након извршене контроле и комплетирања пратеће документације за плаћање, рачун обрађује и доставља на плаћање лице  у чијем су делокругу послови рачуноводства и финансија.

Поступање у случају потребе за отклањањем грешака у гарантном року
Члан 51.

Овлашћено лице или организациона јединица која је задужена за праћење извршења уговора о јавној набавци, у случају потребе за отклањањем грешака у гарантном року, о томе обавештава другу уговорну страну.

Уколико друга уговорна страна не отклони грешке у гарантном року у складу са уговором, лица  задужена  за праћење извршења уговора о јавним набавкама о томе обавештавају директора, па се  у сарадњи са правном службом проверава испуњеност услова за реализацију уговореног средства финансијског обезбеђења за отклањање грешака у гарантном року  и  уколико су за то испуњени услови, реализује се средство обезбеђења за отклањање грешака у гарантном року.

Лица  задужена за набавке одмах и без одлагања достављају  Управи за јавне набавке исправу о реализованом средству обезбеђења.

Поступак реализације уговорених средстава финансијског обезбеђења
Члан 52.

Лице  у чијем су делокругу послови рачуноводства и финансија, чува средства финансијског обезбеђења у посебном регистратору, прати рокове важења достављених средстава финансијског обезбеђења, и у случају да утврди да постоји потреба да се продуже рокови важења тих средстава предузима потребне мере заједно са лицем у чијем су делокругу послови јавних набавки.

Уколико у поступку извршења уговора о јавној набавци наступе разлози за реализацију уговорених средстава финансијског обезбеђења, правник, лице задужено за послове јавних набавки и лице у чијем су делопкругу послови рачуноводства и финансија проверавају испуњеност услова за реализацију уговорених средстава финансијског обезбеђења и, уколико су за то испуњени услови, обавештавају директора и врше реализацију уговорених средстава финансијског обезбеђења у складу са важећим прописима.

Након реализације уговорених средстава финансијског обезбеђења, лице у чијем су делокругу послови рачуноводства и финансија води евиденцију реализованих уговорених средстава финансијског обезбеђења, о чему сачињава годишњи извештај који доставља руководиоцу наручиоца.

Поступање у вези са достављањем Управи за јавне набавке доказа негативне референце за неиспуњавање обавеза из уговора
Члан 53.

Негативне референце цене у односу на прописано Законом, свако лице које је учествовало у поступку јавне набавке и  има сазнања и поседује доказ за негативну референцу је дужно да одмах и без одлагања достави Управи за јавне набавке исправу о реализованом средству обезбеђења испуњења обавеза у поступку јавне набавке или испуњења уговорних обавеза, као и друге доказе за негативне референце.

Правила стављања добара на располагање корисницима унутар наручиоца
Члан 54.

Добра се крајњим корисницима стављају на располагање у складу са интерним начином пословања наручиоца и одлукама и налозима руководиоца, чиме се регулише требовање, складиштење и сл.)

Правила поступања у вези са изменом уговора
Члан 55.

Измена уговора о јавној набавци се може вршити само у складу и на начин прописан Законом.
Лица која су задужена за праћење извршења уговора о јавној набавци писаним путем обавештавају директора о потреби за изменом уговора о јавној набавци.
Уколико друга уговорна страна захтева измену уговора о јавној набавци, лица задужена за праћење извршења уговора о јавној набавци овај захтев заједно са својим мишљењем о потреби и оправданости захтеваних измена, достављају  директору.

Лица која су задужена за набавке и правник проверавају  да ли су испуњени законом прописани услови за измену уговора о јавној набавци и о истом обавештавају директора.
Уколико су испуњени законом прописани услови за измену уговора о јавној набавци правник израђује предлог одлуке о измени уговора и предлог анекса уговора, које доставља на потпис директору.

Лица која су задужена за набавкеу року од три дана од дана доношења одлуку објављује на Порталу јавних набавки и доставља извештај Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији.

Контрола јавних набавки
Члан 56.

Контролу јавних набавки могу вршити директор и запослени који имају стручна знања из области предмета набавке и области пословања наручиоца, а у обављању својих послова поступају одговорно, објективно, стручно, поштују принципе поверљивости података.

Члан 57.

Контрола јавних набавки обухвата контролу мера, радњи и аката наручиоца у поступку планирања, спровођења поступка и извршења уговора о јавној набавци, а посебно целисходност планирања конкретне јавне набавке са становишта потреба и делатности наручиоца, критеријуме за сачињавање техничке спецификације, начин испитивања тржишта, оправданост критеријума за доделу уговора, извршење уговора, квалитет испоручених добара и пружених услуга, односно изведених радова, стање залиха и начин коришћења добара и услуга.

Вршење контроле не задржава поступак планирања, спровођења или извршења набавки.
Комуникација у току вршења контроле се обавља писаним путем.

Члан 58.

О спроведеној контроли сачињава се извештај  који може садржати препоруке којима се предлаже унапређење постојећег начина рада и поступања, односно отклањање неправилности, грешака или недостатака који су уочени у поступку контроле.

Извештај о спроведеној контроли садржи:
1) циљ контроле:
2) предмет контроле;
3) време почетка и завршетка контроле;
4) име лица које је вршило контролу;
5) списак документације над којом је остварен увид током контроле;
6) налаз, закључак, препоруке и предлог мера;
7) потпис лица које/а су вршила контролу и потпис руководиоца службе за контролу;
8) препоруке које се односе на:
            (1) унапређење поступка јавних набавки код наручиоца;
            (2) отклањање утврђених неправилности;
            (3) спречавање ризика корупције у вези са поступком јавне набавке;
            (4) предузимање мера на основу резултата спроведене контроле.

Члан 59.

Овај правилник ступа на снагу даном доношења.

Даном ступања на снагу овог правилника престаје да важи Правилник број 551-10-71/2014 од 07.03.2014.године.

Број:  551-10-307/2015                                                         ПОТПИС ОДГОВОРНОГ ЛИЦА
Датум: 07.10.2015. године                                                _____________________________